Sitzungen - Tipps und Regeln für Effektive Sitzungen

Sitzungsleitung Vorbereiten

Traktanden vorbereiten

Die Traktanden müssen bereits bei der Einladung an alle Teilnehmer versendet werden. Hierbei sollen folgende Punkte geregelt sein:
- Traktanden, -reihenfolge
- Zeitbudget pro Traktandum

Protokoll vorbereiten

Eine der einfachsten Methoden, eine Sitzung zu leiten, ist wenn du das Protokoll mit den Traktanden und all deinen Punkten bereits erfasst hast. So kannst du dann selbst das Protokoll als Traktandenliste verwenden, und musst während der Sitzung viel weniger schreiben - da das meiste bereits da steht.

Vorbereitung: Einladungen, Raum und Sitzungsform

Notwendigkeit der Sitzung kritisch hinterfragen

Um der allgemein bekannten "Sitzeritis" Einhalt zu gebieten, muss sich jeder Sitzungsorganisator vorgängig kritisch fragen, ob seien Sitzung wirklich notwendig ist. Folgende Fragen können helfen:

Was wären die Konsequenzen, wenn diese Sitzung nicht stattfinden würde?

Nur die notwendigen Leute einladen

Zu viele Teilnehmer bremsen jede Sitzung und verursachen viel unbeteiligte Zeit bei jedem Teilnehmer.

Lieber eine separate Sitzung mit anderen Personen
Lieber die Sitzung während der Sitzung mal in Untergruppen aufteilen
Lieber gewisse Leute arbeiten lassen als in die Sitzung zu nehmen
Jeder Sitzungsteilnehmer muss wissen, was von ihm in der Sitzung erwartet wird. So hätte er allenfalls die Chance "geeignetere" Personen stellvertretend zu schicken.

Sitzen oder Stehen?

Stehende Sitzungen sind ideal für 15 - 30min Sitzungen.

Getränke ja, Verpflegung meist nein

Getränke helfen die Beteiligten wach zu halten, essen vergrössert den persönlichen Platzbedarf und verlangsamt die Interaktionen.

Manchmal gibts auch Sitzungen beim Mittagessen. Dabei muss beachtet werden, dass während dem Essen meist viel Zeit durch Small-Talk und Abschweifungen verloren geht, so dass die produkte Gesprächszeit enorm verkürzt wird.

Notebooks bei den Teilnehmern verboten?

Warum wollen alle das Notebook dabei haben? Weil die Teilnehmer dann während "uninteressanten" Passagen anderes erledigen.
Notebooks sind somit notwendig, wenn die Sitzung

Langweilige Passagen hat
Aufgaben bespricht, die viele nicht betrifft
Die Beteiligten sich nicht beteiligen möchten
Die Gespräche sich zwischen wenigen Teilnehmern konzentrieren

Ergo: Notebooks braucht es in schlechten Sitzungen, in Sitzungen mit schlechter Gesprächsleitung und in Sitzungen wo zu viele Unbeteiligte dabei sind. Effektive Sitzungen brauchen keine Notebooks, sondern werden durch diese sogar ineffektiv.

Geeigneter Sitzungsort reservieren

Es soll ein Sitzungsort reserviert werden, welcher über die notwendige Infrastruktur (Hellraumprojektor, Beamer, LAN Anschluss, White Board, etc.) verfügt und der Teilnehmeranzahl entsprechend gross ist.

Einladung koordinieren (Outlook Kalender oder Doodle)

Bei der Einladung müssen folgende Punkte geregelt sein:

Grund der Sitzung mit dem entsprechenden Ziel
Wenn nötig die Rollen der einzelnen Teilnehmer sowie die die Erwartungen an diese Teilnehmner kommunizieren
Traktandenliste inkl. Zeitbudget
Allfällige aktuelle Protokolle sollen der Einladung beigelegt werden

Sitzungsregeln

Allseitigen Respekt

Respekt: Alle sind pünktlich, damit die Rechtzeitigen nicht mit Warten müssen

Keine spontanen Traktanden akzeptieren

Dies birgt die Gefahr, dass unvorbereitete Teilnehmer die Sitzung dominieren, und die Sitzungqualität markannt nachlässt.

Zeitlicher Horizont wird eingehalten

Wer nicht vorbereitet ist, darf seine Traktanden nicht präsentieren

Killerphrasen sind verboten

Keine Handys

Ausnahmen müssen eingangs der Sitzung allen Teilnehmern kommuniziert werden (z.B. Pikettbereitschaft, Notfalldienst, etc.)

Typischer Sitzungsablauf einer effektiven Sitzung

Eingangs Sitzung wird abgemacht, wer das Protokoll verfasst. Entscheide, Beschlüsse, Massnahmen etc. sollen nachvollziehbar festgehalten werden. Ausserdem sollen Tasks (wer macht was bis wann) dokumentiert werden.

Gesprächtsführung

Die Leitende Person muss das Gleichgewicht zwischen Leitung und Beteiligung finden. Kann sie das nicht, wird die Sitzung zum Monolog oder zur Präsentation der Leitermeinung

Alle fassen sich kurz

Der Gesprächsleiter muss Monologe und Ausschweifungen unterbrechen

Andere immer ausreden lassen

Ideen zur aktivierung der Teilnehmer

Vorschläge nicht kommentieren, sondern immer in die Runde geben

Nachbereitung

Tasks erledigen

Die protokollierten Tasks (wer macht was bis wann) müssen vom Sitzungsleiter überwacht werden. Allfällige Verzögerungen müssen begründet werden.

Protokoll verfassen und versenden

Der Protokollführen soll im Anschluss an das Meeting möglichst zeitgerecht das Protokoll allen Sitzungsteilnehmern zukommen lassen.
Allfällige Anpassungswünsche sollen von den Teilnehmern unverzüglich gemeldet werden.

Neuer Schritt

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