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Checklist: Neuer Presi - Mitgliedern alle Termine per Outlook senden

Diese Checkliste hilft dir, den Outlook-Terminversand sauber zu koordinieren.
  • Adressliste sicherstellen

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  • JCI-Verzeichnis updaten gemäss Eintritten/Austritten/Gäste usw.

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    Bevor du die Leute zum Versand befragst, solltest du vorher noch prüfen, dass dein JCI Verzeichnis wirklich alle Adressen hat, und auch die neuesten Gäste usw. drin sind, Austragungen so gekennzeichnit sind usw.
  • E-Mail an alle Mitglieder senden, um die Adressen zu sammeln

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    Ich empfehle, ca. folgenden Text allen zu senden:

    Betreff:
    Wer will alle JCI deine kammer per Outlook zugestellt bekommen?

    Inhalt:
    Liebe Mitglieder, Altmitglieder, Senatoren und Interessenten der JCI deine Kammer

    jahreszahl wie 2012 wird wieder ein Jahr voller JCI-Ereignisse. Alle im JC-Verzeichnis erhalten automatisch die Termine als Outlook-Einladung zugestellt, damit das Jahresprogramm bereits eingetragen ist. Der Empfänger der Einladung wird diese E-Mail Adresse sein.

    Falls du eine andere E-Mail Adresse verwendest für dein Outlook, eine zweite Adresse hinzufügen möchtest (z.B. Partner) oder gar keine Outlook-Einladungen erhalten möchtest, bitte ich um Feedback innerhalb von 7 Tagen.

    Antworte bitte nur, wenn du Korrekturen hast. Wer nicht antwortet, erhält automatisch auf diese Adresse alle einladungen.

    Liebe Grüsse & erholsame Festtage
    Daniel Mettler
    President 2012
  • Einen eigenen Kalender für JCI Termine im Outlook erstellen und Termine erfassen

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    Dies ist nicht notwendig, erleichtert dir aber die Planung und Übersicht, wenn du alle verteilten Termine, Vorstandssitzungen usw. in einem eigenen Kalender führst.

    Tipp: ich würde alle Termine ähnlich schreiben, damit die Empfänger dies gut erkennen im eigenen Kalender, z.B.:
    • JCI LW - Lunch
    • JCI LW - Besichtigung xyz
    • JCI LW - Weindegu in Zizers
    • JCI - NAKO (National Kongress)
    • JCI LW - Vorstandssitzung
  • Neuen Kalender im Outlook erstellen

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    Genaue Anleitung im Internet suchen. ca. so:

    Rechtsklick auf einem Ordner (z.B. deinem Kalender), "Neuer Kalender" wählen, netten Titel geben wie "JCI Liechtenstein Werdenberg 2012"
  • Alle Vorstands-Termine eintragen, justieren, korrigieren usw.

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  • Alle Vereinsanlässe Eintragen, justieren usw.

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  • Alle Lunches erfassen, justieren usw.

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  • Wichtige Schweizweite Termine erfassen usw.

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  • Termine Versenden

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  • 7 Tage warten (oder eine andere Frist in deinem E-Mail)

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  • In deinem Outlook eine Verteilerliste aufbauen mit den Adressen (deine nicht vergessen)

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  • Jeden Termin öffnen, Einladen und die vorher erstellte Verteilerliste als Empfänger festlegen, dann senden

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  • Fertig!

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  • New Step

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