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Checklist: Sitzungen vorbereiten

Eine Gute Sitzung ist so kurz wie möglich und effizient im Ablauf. Alle beteiligen sich mit Ihren Stärken, keiner dominiert die Gespräche (insbesondere nicht der Sitzungsleiter). Zum Schluss sind wirkliche Entscheidungen getroffen, Aufgaben verteilt und Ziele inkl. Zeitrahmen fix definiert.
  • Tagesordnungspunkte sammeln

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  • Eigene Themen eintragen

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  • Themensammlung anregen

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    Gewünschte Themen, Ziel, Zeitbedarf
  • Nur die notwendigen Leute einladen

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    Zu viele Teilnehmer bremsen jede Sitzung und verursachen viel unbeteiligte Zeit bei jedem Teilnehmer.
    • Lieber eine separate Sitzung mit anderen Personen
    • Lieber die Sitzung während der Sitzung mal in Untergruppen aufteilen
    • Lieber gewisse Leute arbeiten lassen als in die Sitzung zu nehmen
  • Sitzen oder Stehen?

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    Stehende Sitzungen sind ideal für 15 - 30min Sitzungen.
  • Getränke ja, Verpflegung meist nein

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    Getränke helfen die Beteiligten wach zu halten, essen vergrössert den persönlichen Platzbedarf und verlangsamt die Interaktionen.

    Manchmal gibts auch Sitzungen beim Mittagessen. Dabei muss beachtet werden, dass während dem Essen meist viel Zeit durch Small-Talk und Abschweifungen verloren geht, so dass die produkte Gesprächszeit enorm verkürzt wird.
  • Einladung koordinieren - mit Outlook Kalender oder Doodle

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    Mit Outlook Kalender funktioniert das so
    • Termin im eigenen Kalender eintragen
    • Weitere Teilnehmer einladen
    • Termin senden

    Mit Doodle funktioniert das so
    • www.doodle.com
    • Einladung erstellen
    • Das Mail, das du nachher erhältst, allen weiterleiten zur Anmeldung
  • Sitzungsleitung Vorbereiten

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  • Ziel- und Agendapunkte

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    Zeitlicher Rahmen
    Inhaltliche Punkte
    Struktur
  • Zeitlicher Verlauf

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    Evt. Themen- und zeitspezifische Einladungen verschicken.
  • Inhalte zur Agenda durchdenken

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    Zeitplanung noch einmal überprüfen!
  • Informations- Klärungsbedarf

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  • Wie Mitarbeiter einbinden?

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    Diskussion
    Moderation
    Information
    Ideenfindung
    ...
  • Vorbereitung delegieren

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    Inhalt und Ziel vorgeben (evt. gemäss vorher vom Mitarbeiter eingereichten Thema)
    bis wann
    wer
  • New Step

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